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Software de Gestão da Qualidade: o que avaliar em um sistema de Gestão de Documentos (GED, DMS e ECM)?

A gestão de documentos é uma das bases de um Sistema de Gestão da Qualidade eficiente. Procedimentos, instruções de trabalho, formulários, políticas, manuais e documentos externos precisam estar organizados, atualizados, controlados e disponíveis para as pessoas certas.

A gestão de documentos é uma das bases de um Sistema de Gestão da Qualidade eficiente.

Procedimentos, instruções de trabalho, formulários, políticas, manuais e documentos externos precisam estar organizados, atualizados, controlados e disponíveis para as pessoas certas.

Em muitas empresas, porém, esse controle ainda é realizado por meio de Word, Excel, e-mails e pastas compartilhadas. Esse modelo pode funcionar quando existem poucos documentos, mas tende a se tornar cada vez mais difícil de administrar à medida que a empresa cresce, aumenta o número de processos ou precisa atender aos requisitos de normas como a ISO 9001.

É nesse cenário que entram as soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), internacionalmente associadas aos DMS (Document Management Systems). Em um contexto mais amplo, também encontramos o conceito de ECM (Enterprise Content Management), relacionado à gestão dos conteúdos e informações corporativas.

Mas qual é a diferença entre esses conceitos? E o que realmente deve ser avaliado na hora de escolher um software para gestão de documentos?

Neste artigo você encontrará um guia completo sobre o tema e entenderá como um sistema de gestão documental pode ajudar sua empresa a atender aos requisitos das principais normas ISO.

O que são GED, DMS e ECM?

Ao pesquisar soluções para gestão de documentos e gestão da qualidade, é comum encontrar essas três siglas. Embora estejam relacionadas, elas não significam exatamente a mesma coisa.

GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos

É um termo amplamente utilizado no Brasil para soluções voltadas à organização, armazenamento, controle, acesso e gerenciamento eletrônico de documentos.

DMS: Document Management System

Em português, Sistema de Gerenciamento de Documentos. É uma terminologia utilizada internacionalmente para sistemas que centralizam e controlam documentos ao longo do seu ciclo de vida.

Um DMS pode incluir recursos como controle de versões, aprovações, revisões, permissões, pesquisa, histórico e controle de documentos obsoletos.

ECM: Enterprise Content Management

O Enterprise Content Management, ou Gestão de Conteúdo Empresarial, possui um conceito mais amplo.

Além da gestão de documentos, o ECM está relacionado à organização e ao gerenciamento de diferentes tipos de conteúdos e informações corporativas, podendo envolver documentos, registros, formulários, fluxos de trabalho e outros conteúdos utilizados nos processos da organização.

Portanto, embora GED, DMS e ECM estejam relacionados, o ECM possui um escopo mais abrangente, enquanto GED e DMS estão mais diretamente associados ao gerenciamento e controle de documentos.

Para empresas que possuem um Sistema de Gestão da Qualidade, mais importante do que a nomenclatura utilizada é avaliar se a solução oferece os recursos necessários para garantir que os documentos estejam controlados, atualizados, rastreáveis, seguros e disponíveis para as pessoas certas.

Esse conceito foi introduzido nas normas ISO a partir de 2015, substituindo os antigos termos documentos e registros por uma única expressão.

Na prática, informação documentada pode estar em diversos formatos, como:

  • Procedimentos;
  • Políticas;
  • Instruções de trabalho;
  • Formulários;
  • Registros;
  • Contratos;
  • Licenças;
  • Alvarás;
  • Certificados;
  • Planilhas;
  • Fotografias;
  • Vídeos;
  • Arquivos digitais;
  • Documentos externos;
  • Normas técnicas.

Ou seja, qualquer informação necessária para garantir a execução dos processos pode ser considerada informação documentada.

Por que substituir Word, Excel e pastas compartilhadas?

Word e Excel continuam sendo ferramentas importantes para diversas atividades. O problema surge quando a empresa tenta utilizá-los, juntamente com pastas compartilhadas e e-mails, como estrutura principal para controlar todo o ciclo de vida dos documentos.

Conforme o volume de documentos aumenta, também aumenta a dificuldade de controlar versões, aprovações, revisões, permissões e documentos obsoletos.

Isso pode gerar situações como:

  • Utilização de documentos desatualizados;
  • Dificuldade para identificar a versão vigente;
  • Perda de prazos de revisão;
  • Falta de rastreabilidade;
  • Documentos duplicados;
  • Dificuldade para controlar acessos;
  • Dependência de planilhas e controles paralelos;
  • Maior tempo de preparação para auditorias.

Um software específico para gestão de documentos busca justamente centralizar e automatizar esses controles.

10 funcionalidades importantes em um software de Gestão de Documentos

1. Controle de documentos internos e externos

O sistema deve permitir cadastrar, organizar e controlar os diferentes documentos utilizados pela organização.

Isso inclui procedimentos, instruções de trabalho, formulários, políticas, manuais e também documentos de origem externa necessários aos processos da empresa.

2. Controle de versões

Uma das funções mais importantes de um sistema de gestão de documentos é garantir que as pessoas tenham acesso à versão vigente de cada documento.

Ao mesmo tempo, versões anteriores devem permanecer registradas quando necessário para manter a rastreabilidade.

Isso reduz o risco de um colaborador utilizar um procedimento ou uma instrução de trabalho desatualizada.

3. Fluxo de aprovação

Documentos importantes normalmente passam por diferentes etapas antes de serem disponibilizados.

Um procedimento pode precisar ser elaborado por uma pessoa, revisado por outra e finalmente aprovado pelo responsável pelo processo.

Um bom sistema deve permitir estruturar esses fluxos, definir responsáveis e registrar cada etapa do processo.

4. Revisão de documentos

Os documentos do Sistema de Gestão precisam ser revisados periodicamente ou sempre que ocorrerem mudanças relevantes.

O software deve facilitar esse processo, permitindo identificar documentos que precisam ser revisados e manter o histórico das revisões realizadas.

5. Alertas de revisão e vencimento

Depender da memória das pessoas ou de planilhas paralelas para controlar datas aumenta o risco de perder prazos.

Por isso, alertas automáticos de revisão e vencimento são importantes para que os responsáveis sejam avisados antecipadamente.

6. Controle de permissões

Nem todos os usuários devem visualizar, editar, revisar ou aprovar todos os documentos.

Um sistema adequado deve permitir configurar permissões de acordo com a função, responsabilidade ou necessidade de cada usuário.

Isso aumenta a segurança das informações e reduz o risco de alterações indevidas.

7. Histórico de alterações e rastreabilidade

Em um Sistema de Gestão, saber quem fez o quê e quando é fundamental.

O software deve manter registros que permitam consultar alterações, versões, revisões e aprovações realizadas ao longo do ciclo de vida do documento.

Essa rastreabilidade também facilita o trabalho durante auditorias internas, de clientes ou de certificação.

8. Controle de documentos obsoletos

Quando uma nova versão entra em vigor, a versão anterior precisa deixar de ser utilizada de maneira controlada.

O sistema deve ajudar a identificar e controlar documentos obsoletos, reduzindo o risco de uma instrução antiga continuar sendo utilizada na operação.

9. Organização e pesquisa rápida

Quanto maior o número de documentos, mais importante é conseguir localizar uma informação rapidamente.

Recursos como pastas, categorias, filtros e mecanismos de pesquisa ajudam os usuários a encontrar o documento correto sem precisar navegar por inúmeras pastas ou depender de outras pessoas.

10. Apoio às auditorias

Auditorias internas, auditorias de clientes e auditorias de certificação normalmente exigem a apresentação de evidências.

Quando documentos, versões, aprovações e históricos estão centralizados, a empresa consegue localizar e apresentar essas informações com muito mais agilidade.

Um bom sistema de gestão de documentos não elimina a necessidade de organização do Sistema de Gestão, mas torna essa organização muito mais simples de manter.

O que considerar antes de escolher um GED ou DMS?

A quantidade de funcionalidades não deve ser o único critério de escolha.

Também é importante avaliar:

  • Facilidade de utilização;
  • Aderência aos processos da empresa;
  • Controle e rastreabilidade;
  • Segurança das informações;
  • Facilidade de implantação;
  • Suporte oferecido;
  • Capacidade de crescimento;
  • Possibilidade de integrar outros processos do
  • Sistema de Gestão.

O objetivo da tecnologia deve ser aumentar o controle sem aumentar a burocracia.

Se o sistema for excessivamente complexo, existe o risco de os colaboradores continuarem utilizando controles paralelos, reduzindo os benefícios da implantação.

Como o AgillePro ajuda na Gestão de Documentos?

O AgillePro possui um módulo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED/DMS) desenvolvido para empresas que desejam centralizar e melhorar o controle dos documentos dos seus Sistemas de Gestão.

Entre os recursos disponíveis estão:

  • Controle de documentos internos e externos;
  • Controle de versões;
  • Fluxo de aprovação;
  • Revisão de documentos;
  • Controle de permissões;
  • Histórico de alterações;
  • Organização por categorias e pastas;
  • Pesquisa rápida;
  • Controle de documentos obsoletos;
  • Alertas de revisão e vencimento;
  • Apoio às auditorias.

A proposta é reduzir controles manuais e substituir processos espalhados entre Word, Excel, e-mails e pastas compartilhadas por um ambiente centralizado e estruturado.

Gestão de Documentos é apenas uma parte do Sistema de Gestão

Um ponto importante ao escolher uma solução é pensar não apenas na necessidade atual, mas também na evolução do Sistema de Gestão da empresa.

A gestão documental é uma das bases desse processo, mas existem outras atividades que também podem ser digitalizadas e integradas.

Por isso, o AgillePro está evoluindo como uma plataforma completa para Sistemas de Gestão, contemplando recursos como assinatura eletrônica, formulários eletrônicos, indicadores, planos de ação, gestão de riscos, não conformidades, auditorias e outros módulos relacionados.

Essa evolução aproxima a plataforma de uma visão mais integrada da gestão das informações e dos processos da organização, permitindo que diferentes atividades do Sistema de Gestão sejam administradas em um único ambiente.

Sua empresa está preparada para evoluir a Gestão de Documentos?

Se o controle de documentos ainda depende de planilhas, pastas compartilhadas, e-mails e controles manuais, pode ser um bom momento para avaliar uma solução específica para essa finalidade.

Mais do que simplesmente armazenar arquivos, um sistema de gestão de documentos deve proporcionar controle, rastreabilidade, segurança, padronização e agilidade.

Para empresas certificadas ou em processo de implantação de normas como a ISO 9001, esses recursos podem contribuir para tornar a rotina da qualidade mais organizada e facilitar a preparação para auditorias.

Conheça o AgillePro e descubra como simplificar a Gestão de Documentos e tornar o seu Sistema de Gestão mais eficiente.

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