Blog
Informação documentada: o que é e como atender aos requisitos das normas ISO
Se sua empresa está implantando, mantendo ou buscando uma certificação ISO, provavelmente já encontrou o termo informação documentada. Embora pareça um conceito simples, ele é um dos pilares dos sistemas modernos de gestão e está diretamente relacionado à organização, rastreabilidade, conformidade e melhoria contínua.
Mas afinal, o que é informação documentada? Quais documentos precisam ser controlados? Quais normas ISO exigem esse controle? E como um software pode tornar esse processo mais simples e seguro?
Neste artigo você encontrará um guia completo sobre o tema e entenderá como um sistema de gestão documental pode ajudar sua empresa a atender aos requisitos das principais normas ISO.
O que é informação documentada?
Informação documentada é toda informação que uma organização precisa criar, manter, controlar e disponibilizar para garantir o funcionamento adequado de seus processos e de seu sistema de gestão.
Esse conceito foi introduzido nas normas ISO a partir de 2015, substituindo os antigos termos documentos e registros por uma única expressão.
Na prática, informação documentada pode estar em diversos formatos, como:
- Procedimentos;
- Políticas;
- Instruções de trabalho;
- Formulários;
- Registros;
- Contratos;
- Licenças;
- Alvarás;
- Certificados;
- Planilhas;
- Fotografias;
- Vídeos;
- Arquivos digitais;
- Documentos externos;
- Normas técnicas.
Ou seja, qualquer informação necessária para garantir a execução dos processos pode ser considerada informação documentada.
Qual a diferença entre documento, registro e informação documentada?
Documento
É utilizado para orientar como uma atividade deve ser realizada.
Exemplos:
- Procedimentos;
- Políticas;
- Manuais;
- Instruções de Trabalho.
Registro
É a evidência de que uma atividade foi executada.
Exemplos:
- Lista de presença;
- Relatórios;
- Formulários preenchidos;
- Certificados;
- Registros de treinamento;
- Relatórios de auditoria.
Hoje, ambos são classificados como informação documentada, facilitando a padronização entre todas as normas ISO.
O que diz a ISO 10013?
A ABNT NBR ISO 10013:2021 fornece orientações para criação, organização, controle e manutenção da informação documentada em sistemas de gestão.
É importante destacar que essa norma não cria novos requisitos. Ela serve como um guia de boas práticas para auxiliar organizações na implementação dos requisitos relacionados à informação documentada previstos em normas como a ISO 9001.
Entre os assuntos abordados pela ISO 10013 estão:
- Estrutura da documentação;
- Desenvolvimento de documentos;
- Aprovação;
- Revisão;
- Atualização;
- Distribuição;
- Controle;
- Armazenamento;
- Preservação;
- Retenção;
- Descarte.
Essas orientações podem ser utilizadas por empresas de qualquer segmento e também em outros sistemas de gestão além da qualidade.
O que a cláusula 7.5 exige?
A cláusula 7.5: Informação Documentada estabelece que as organizações devem garantir que seus documentos sejam adequadamente controlados.
Entre os principais requisitos estão:
- Identificação adequada dos documentos;
- Controle de versões;
- Aprovação antes da publicação;
- Revisões controladas;
- Disponibilidade para consulta;
- Proteção contra alterações indevidas;
- Controle de acesso;
- Recuperação rápida;
- Preservação durante todo o ciclo de vida;
- Controle do descarte.
Esses requisitos garantem que todos utilizem sempre a versão correta da informação.
Quais documentos normalmente precisam ser controlados?
Embora cada empresa tenha suas particularidades, alguns documentos são comuns à maioria das organizações.
Entre eles:
- Políticas;
- Objetivos;
- Indicadores;
- Procedimentos;
- POPs;
- Instruções de Trabalho;
- Formulários;
- Registros;
- Contratos;
- Licenças;
- Alvarás;
- Certificados;
- Laudos;
- Documentos de fornecedores;
- Especificações técnicas;
- Normas técnicas;
- Manuais.
À medida que a empresa cresce, controlar esses documentos manualmente torna-se cada vez mais complexo.
Principais problemas encontrados nas empresas
Ainda é muito comum encontrar organizações que controlam seus documentos por meio de pastas compartilhadas, e-mails ou aplicativos de mensagens.
Isso gera diversos problemas, como:
- Uso de documentos desatualizados;
- Perda de histórico de alterações;
- Falta de rastreabilidade;
- Documentos duplicados;
- Dificuldade para localizar arquivos;
- Ausência de aprovação formal;
- Não conformidades durante auditorias;
- Retrabalho.
Além de comprometer a produtividade, esses problemas aumentam significativamente os riscos para a organização.
Como um sistema de gestão documental resolve esses desafios?
Um sistema especializado automatiza o controle da informação documentada e reduz significativamente os riscos operacionais.
Entre os principais benefícios estão:
- Centralização de todos os documentos;
- Pesquisa rápida;
- Controle automático de versões;
- Histórico completo de alterações;
- Fluxos de revisão;
- Fluxos de aprovação;
- Controle de permissões;
- Rastreabilidade;
- Alertas automáticos para revisões e vencimentos;
- Organização por categorias;
- Redução do uso de papel;
- Maior segurança das informações;
- Preparação para auditorias.
Como o AgillePro ajuda sua empresa
O AgillePro foi desenvolvido para simplificar a gestão documental e apoiar empresas na organização e no controle da informação documentada.
A plataforma oferece recursos como:
- Controle de versões;
- Histórico completo de alterações;
- Fluxos de revisão;
- Fluxos de aprovação;
- Controle de permissões por usuário;
- Organização por categorias e pastas;
- Pesquisa rápida de documentos;
- Controle de documentos externos;
- Alertas automáticos para revisões e vencimentos;
- Compartilhamento seguro;
- Visualização online de documentos;
- Registro das ações realizadas pelos usuários.
Essas funcionalidades apoiam o atendimento aos requisitos relacionados ao controle da informação documentada previstos nas normas ISO. Vale destacar que a conformidade com uma norma depende também dos processos estabelecidos pela organização e da correta utilização da ferramenta.
Além disso, o roadmap do AgillePro contempla recursos como assinatura eletrônica, inteligência artificial para pesquisa e resumo de documentos, formulários eletrônicos, indicadores, gestão de riscos, planos de ação e auditorias internas, ampliando ainda mais o suporte aos sistemas de gestão.
Boas práticas para controlar a informação documentada
Independentemente do porte da empresa, algumas práticas são fundamentais:
- Definir responsáveis pelos documentos;
- Estabelecer critérios de revisão;
- Controlar versões;
- Eliminar documentos obsoletos;
- Restringir acessos quando necessário;
- Registrar aprovações;
- Manter histórico de alterações;
- Realizar backups periódicos;
- Revisar documentos regularmente.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que é informação documentada?
É toda informação que uma organização precisa manter e controlar para garantir o funcionamento de seus processos e de seu sistema de gestão.
A ISO 9001 exige informação documentada?
Sim. A ISO 9001:2015 estabelece requisitos relacionados à informação documentada principalmente na cláusula 7.5.
O que é a ISO 10013?
É uma norma que fornece orientações para criação, organização, manutenção e controle da informação documentada em sistemas de gestão.
Documento e registro são a mesma coisa?
Hoje ambos fazem parte do conceito de informação documentada. A diferença está na finalidade: documentos orientam atividades; registros evidenciam que elas foram realizadas.
Um sistema de gestão documental substitui os processos da empresa?
Não. O software apoia e automatiza o controle documental, mas a definição dos processos continua sendo responsabilidade da organização.
O AgillePro atende aos requisitos das normas ISO?
O AgillePro disponibiliza funcionalidades alinhadas aos requisitos de controle da informação documentada, como versionamento, histórico de alterações, revisão, aprovação, rastreabilidade e controle de acesso. O atendimento integral às normas depende também da implementação dos processos internos da empresa.
Conclusão
A informação documentada é um dos principais elementos de qualquer sistema de gestão baseado nas normas ISO. Muito além de armazenar arquivos, ela garante que a organização utilize informações confiáveis, atualizadas e disponíveis sempre que necessário.
Empresas que adotam boas práticas de controle documental reduzem riscos, aumentam a produtividade, facilitam auditorias e fortalecem a conformidade com normas e requisitos legais.
Com uma plataforma especializada como o AgillePro, é possível centralizar documentos, controlar versões, automatizar revisões e aprovações, organizar permissões de acesso e manter um histórico completo das alterações, tornando a gestão documental mais segura, eficiente e preparada para os desafios atuais.
